Распоряжение Губернатора Свердловской области от 07.07.2006 N 330-РГ

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области

Документ утратил силу

Текст документа по состоянию на январь 2014 года


7 июля 2006 года N 330-РГ


В целях совершенствования системы делопроизводства в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области и ввести ее в действие с 1 сентября 2006 года (прилагается).

2. Исполнительным органам государственной власти Свердловской области:

1) разработать собственные инструкции по делопроизводству;

2) при подготовке проектов правовых актов Свердловской области руководствоваться положениями глав 2 - 7 Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области.

3. Распоряжение Губернатора Свердловской области от 30.01.2001 N 7-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области" признать утратившим силу.


Губернатор
Свердловской области
Э.Э.РОССЕЛЬ

7 июля 2006 года

N 330-РГ


Утверждена
Распоряжением Губернатора
Свердловской области
от 7 июля 2006 г. N 330-РГ


Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами и правила их оформления в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области.

2. Порядок работы с документами в исполнительных органах государственной власти Свердловской области регулируется соответствующим законодательством Российской Федерации и Свердловской области, положениями о вышеназванных органах, настоящей Инструкцией.

3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области, в исполнительных органах государственной власти Свердловской области осуществляет управление по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Исполнительные органы государственной власти Свердловской области обязаны разработать свои собственные инструкции по делопроизводству и утвердить их.

4. Положения Инструкции устанавливают порядок приема, учета, подготовки, оформления, официального опубликования, тиражирования, контроля исполнения, хранения и использования документов, независимо от вида носителя, осуществление мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.

5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

6. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на ответственных за делопроизводство с соответствующим перечнем прав и обязанностей, закрепленных должностными регламентами и должностными инструкциями.

На ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях возлагаются следующие функции:

1) прием, учет и направление поступающих документов, контроль за их исполнением и ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел;

2) передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю;

3) учет и регистрация исходящих документов;

4) ввод в электронную базу данных структурного подразделения информации о поступивших документах и о результатах их исполнения;

5) выполнение установленного порядка защиты информации при пользовании персональным компьютером;

6) ежегодная проверка наличия документов с пометкой "Для служебного пользования";

7) контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов и уничтожение черновых документов, оставшихся после подготовки исходящих документов в структурных подразделениях;

8) формирование, оформление, учет, хранение и использование дел и своевременная передача дел на архивное хранение;

9) прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;

10) эксплуатация компьютерной и копировально-множительной техники;

11) проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

12) иные функции, закрепленные в должностном регламенте или должностной инструкции.

7. При увольнении, выбытии в командировку, уходе в отпуск или переводе в другое структурное подразделение имеющиеся у сотрудника документы должны быть переданы: исполненные - в соответствующие подразделения управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, неисполненные документы после согласования с руководителем структурного подразделения передаются другому сотруднику для исполнения.

8. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает руководителю структурного подразделения, который сообщает об этом начальнику управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Руководителем структурного подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

9. Переписка внутри структурного подразделения по вопросам, которые могут решаться в оперативном порядке, не допускается.

10. Данная Инструкция не регламентирует порядок работы с документами, составляющими государственную тайну. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденном Распоряжением Правительства Свердловской области от 22.07.2003 г. N 712-РП.

11. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

12. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется настоящей Инструкцией и специальными положениями.

13. Сотрудники Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность документов.

14. Необходимое количество экземпляров настоящей Инструкции выдается ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении под подпись, который в свою очередь под подпись знакомит с Инструкцией сотрудников своего структурного подразделения.

15. В Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области в делопроизводстве для электронной регистрации, поиска и контроля исполнения служебных документов используется система автоматизированного документирования и делопроизводства "Гран-Док".


Глава 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

16. Правила подготовки и оформления правовых актов Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области (далее - правовые акты) должны соответствовать единым требованиям, установленным федеральным законодательством, Областным законом от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" ("Областная газета", 1999, 13 марта, N 48) с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ ("Областная газета", 2005, 15 июня, N 170-171), от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ ("Областная газета", 2005, 27 июля, N 227-228), Регламентом Правительства Свердловской области, утвержденным Постановлением Правительства Свердловской области от 17.05.2004 N 365-ПП "О Регламенте Правительства Свердловской области" (Собрание законодательства Свердловской области, 2004, N 5, ст. 280) с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Свердловской области от 04.02.2005 N 83-ПП (Собрание законодательства Свердловской области, 2005, N 2, ст. 59) (далее - Регламент), настоящей Инструкцией, иным областным законодательством.

17. Подлинник правового акта оформляется на бланке установленного образца в соответствии с Постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП "О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области" ("Областная газета", 2005, 3 сентября, N 270) с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 N 905-ПП ("Областная газета", 2005, 1 ноября, N 329-330).

18. Текст правового акта состоит из содержательной части и реквизитов.

Содержательная часть правового акта содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). В преамбуле указываются причины, основания, цели составления правового акта. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение". В постановляющей части правового акта содержатся непосредственные указания предписываемых действий, конкретный исполнитель каждого действия, сроки исполнения. В качестве исполнителя могут быть обозначены исполнительные органы государственной власти Свердловской области или структурные подразделения. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении или обосновании, то текст правового акта может содержать только постановляющую часть.

Реквизиты правового акта:

1) полный герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта (указ Губернатора Свердловской области, распоряжение Губернатора Свердловской области, постановление Правительства Свердловской области, распоряжение Правительства Свердловской области);

3) дата принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

19. Содержательная часть и реквизиты правового акта оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", главой 3 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, настоящей Инструкцией.

Содержательная часть правового акта печатается с использованием текстового редактора Microsoft Word или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.

Каждый лист правового акта, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 25 мм; правое - 15 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

При оформлении правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.

Наименование правового акта отражает предмет его регулирования или краткое содержание и формулируется в виде ответа на вопрос "О чем? О ком?", размещается по центру листа, печатается с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал, выделяется жирным курсивом. Точка в конце наименования не ставится.

Текст правового акта отделяется от наименования двумя межстрочными интервалами.

Текст правового акта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца текста печатается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

По окончании содержательной части правового акта через четыре межстрочных интервала размещается подпись уполномоченного лица, включающая полное наименование его должности, личную подпись (только на подлиннике правового акта) и ее расшифровку в виде инициалов и фамилии.

20. При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений аналогичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на вид правового акта, дату его принятия, номер, без указания наименования правового акта. Все составные элементы реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см, выравнивается по левому краю и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:


                                  Приложение N 1
                                  к указу Губернатора
                                  Свердловской области
                                  от ______________ N ____________

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на вид правового акта, дату его принятия, номер и наименование правового акта. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Например:


                                   УТВЕРЖДЕНО
                                   указом Губернатора
                                   Свердловской области
                                   от __________________ N _______
                                   "наименование указа"

Наименование приложения печатается с прописной буквы жирным шрифтом, выравнивается по центру текста. Точка в конце наименования не ставится.

Наименование приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения двумя межстрочными интервалами.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Приложение может быть оформлено в виде таблиц, графиков, схем, чертежей, рисунков и карт. В приложении, оформленном в виде таблицы, столбцы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки столбцов и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, столбцы таблицы нумеруются и строка с номерами переносится на каждую страницу таблицы.

21. Общий порядок согласования правовых актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области определен Регламентом.

22. Правовой акт Губернатора Свердловской области имеет, как правило, один лист согласования, который размещается на оборотной стороне бланка с изображением полного герба Свердловской области в многоцветном варианте. Проекты правовых актов Губернатора Свердловской области в обязательном порядке проходят лингвистическую экспертизу в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

23. Правовой акт Правительства Свердловской области должен содержать не более двух листов согласования. Для согласования правового акта Правительства Свердловской области один лист согласования выполняется на оборотной стороне черно-белой копии проекта и содержит перечень согласующих должностных лиц, указанных в Регламенте, за исключением руководителя аппарата Правительства Свердловской области и начальника юридического управления Правительства Свердловской области. Другой лист согласования располагается на оборотной стороне бланка с изображением полного герба Свердловской области в многоцветном варианте и содержит подписи руководителя аппарата Правительства Свердловской области и заместителя директора департамента государственно-правовой работы Правительства Свердловской области, которые осуществляют согласование документа после лингвистической экспертизы в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и оформления текста правового акта на бланке с изображением полного герба Свердловской области в многоцветном варианте.

24. Согласование проекта правового акта должностным лицом включает в себя должность, фамилию, инициалы, дату поступления на согласование, дату его окончательного согласования и подпись согласующего. Если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение, то к проекту правового акта прикладывается заключение или пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись. Подтверждение о снятии замечаний должно быть за подписью руководителя исполнительного органа, заместителя руководителя исполнительного органа по соответствующей отрасли.

На листе согласования в обязательном порядке указывается вид правового акта, наименование правового акта, перечень рассылки, фамилия, имя, отчество, место работы и должность исполнителя, номер его служебного телефона (приложение N 7). Если список рассылки большой, то он оформляется на отдельном листе, о чем делается отметка в листе согласования.

25. К проекту постановления Правительства Свердловской области в обязательном порядке прилагаются пояснительная записка и план контрольных мероприятий в соответствии с главой 4 Регламента.

26. Приложения к правовому акту визируются исполнителем в нижней части оборотной стороны последнего листа с указанием должности, расшифровкой фамилии, датой и номером телефона.

Ответственность за правильность сведений, содержащихся в приложении к правовому акту (точность расчетов, указание фамилий, имен, отчеств, должностей и иных данных), несет исполнитель.

27. При необходимости осуществления контроля за исполнением правового акта в последнем пункте содержательной части правового акта указывается полное и точное наименование должности лица, его фамилия и инициалы, на которое возлагается контроль.

Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на министра здравоохранения Свердловской области, члена Правительства Свердловской области Скляра М.С.".

28. В соответствии с пунктами 1 и 3 статьи 104 главы 16 статьи 104 главы 16 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, правовые акты Губернатора Свердловской области направляются для официального опубликования Губернатором Свердловской области, а правовые акты Правительства Свердловской области - председателем Правительства Свердловской области.

Правовые акты нормативного характера передаются в издательско-полиграфический отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для официального опубликования в "Областной газете" и Собрании законодательства Свердловской области.

29. При ссылках в правовых актах на другие правовые акты используется официальное обозначение правовых актов Свердловской области. Общий порядок оформления ссылок определен в статье 30 главы 3 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ.

При ссылке на федеральные нормативные правовые акты допускается указание даты, номера, наименования правового акта без ссылки на источник официального опубликования и указания изменений в него.

При ссылке в тексте правовых актов на законы Свердловской области и указы Губернатора Свердловской области дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например: Закон Свердловской области от 27 декабря 2004 года N 211-ОЗ;

указ Губернатора Свердловской области от 16 марта 2005 года N 140-УГ.

При ссылке на другие виды правовых актов дата оформляется цифровым способом. Например: Постановление Правительства Свердловской области от 24.02.2005 г. N 263-ПП; Распоряжение Губернатора Свердловской области от 15.01.2005 г. N 5-РГ.

30. Ссылка в тексте правового акта на другой правовой акт включает последовательно расположенные: обозначение вида правового акта, дату его принятия, номер, наименование, сведения об источнике официального опубликования, сведения об изменениях, внесенных в правовой акт, сведения об источнике официального опубликования изменений. Сведения об источнике официального опубликования правового акта Свердловской области и изменений, внесенных в правовой акт, состоят из заключенных в круглые скобки, разделенных запятыми, последовательно расположенных:

1) наименования источника официального опубликования, заключенного в кавычки и выраженного словами "Областная газета";

2) года выхода газеты;

3) дня месяца и месяца (словом в соответствующем падеже) выхода газеты;

4) номера газеты.

Например: ("Областная газета", 2005, 26 февраля, N 38-39).

31. В содержательной части правового акта и прилагаемых к нему материалах:

1) даты оформляются словесно-цифровым способом. Например: в срок до 1 июля 2005 года;

2) не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Например, полностью, в соответствующих числах и падежах, пишутся слова: процент, рубль, год, глава, статья, пункт, подпункт, часть, параграф, рабочий поселок, село, деревня, река, город;

3) полностью пишутся наименования муниципальных образований, например: городской округ Верхнее Дуброво; муниципальное образование Красноуфимский округ (список муниципальных образований в Свердловской области прилагается, см. приложение N 8 к настоящей Инструкции);

4) при многочисленном употреблении развернутых наименований допускается их сокращение до одного или нескольких слов, что должно быть специально оговорено в тексте. Например: Положение о порядке изготовления, учета и хранения бланков почетных грамот, бланков почетных дипломов Губернатора Свердловской области (далее - Положение);

5) не допускается использование сокращенного наименования организаций, государственных органов, если это специально не оговорено в тексте правового акта. Например: открытое акционерное общество "Нижнетагильский металлургический комбинат" (далее - ОАО "НТМК"). При отсутствии такой оговорки используется только полное наименование организации;

6) допускается использование сокращений в таблицах, с обязательным прикладыванием списка сокращений, используемых в таблице, по ее окончании.

Например:

Список используемых сокращений:

ЗАО - закрытое акционерное общество;

7) не употребляются такие сокращенные словосочетания, как в т.ч., и т.д., и т.п., и др., и пр. Например, в предложении "Это вполне реально в таких отраслях, как энергетика, строительная индустрия, пищевая и перерабатывающая промышленность и т.д." слова "и т.д." следует заменить словами "и иных отраслях";

8) допускается использование таких общеупотребительных сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв. м, куб. м, см, мм.

Особенности написания отдельных названий, слов и словосочетаний в правовых актах Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области даны в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

32. Ответственность за качество подготовки и правильность оформления проекта правового акта, его необходимое согласование несут руководители исполнительных органов государственной власти Свердловской области, либо руководители структурных подразделений, в которых был разработан данный проект правового акта.


Глава 3. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

33. Оформление законов Свердловской области производится в соответствии со статьями 20 - 25, 29 - 31 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, правилами оформления правовых актов, установленными федеральным и областным законодательством о правовых актах.

34. Закон Свердловской области после подписания его Губернатором Свердловской области регистрируется в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Нумерация законов ведется в пределах календарного года.

35. Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области готовит необходимое количество копий закона Свердловской области, заверяет их круглой печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, направляет в редакцию "Областной газеты" для официального опубликования и в соответствии с рассылкой, утверждаемой полномочным представителем Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области в палатах Законодательного Собрания Свердловской области.

36. Одновременно с законом Свердловской области в редакцию "Областной газеты" направляются копии постановления Областной Думы Законодательного Собрания Свердловской области о принятии данного закона, постановления Палаты Представителей Законодательного Собрания Свердловской области о его одобрении, если таковое принималось, и указа Губернатора Свердловской области об обнародовании данного закона.

37. Подлинники законов Свердловской области в соответствии со статьей 122 Областного закона от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, от 22 июля 2005 года N 92-ОЗ, хранятся в архиве Законодательного Собрания Свердловской области, в который они передаются сотрудниками протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области согласно акту приема-передачи по истечении одного месяца со дня их официального опубликования.


Глава 4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

38. Правовыми актами Губернатора Свердловской области являются указы Губернатора Свердловской области, распоряжения Губернатора Свердловской области.

39. Правовые акты Губернатора Свердловской области должны содержать следующие реквизиты:

1) полный герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта;

3) дата принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

40. Наименование указа Губернатора Свердловской области печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, наименование распоряжения Губернатора Свердловской области - не менее 9,5 см от верхнего края листа.

41. Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в указах Губернатора Свердловской области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.

42. Проект правового акта Губернатора Свердловской области в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы: председателя Правительства Свердловской области, руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, руководителя аппарата Правительства Свердловской области, директора государственно-правового департамента Губернатора Свердловской области, руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, аппарата Правительства Свердловской области или руководителя исполнительного органа государственной власти Свердловской области, подготовивших проект правового акта Губернатора Свердловской области.

43. Правовые акты Губернатора Свердловской области подписываются Губернатором Свердловской области. Подпись оформляется следующим образом:


    Губернатор
    Свердловской области                               Э.Э.Россель

В случае временного отсутствия Губернатора Свердловской области правовые акты Губернатора Свердловской области подписываются председателем Правительства Свердловской области, исполняющим его обязанности. Подпись оформляется следующим образом:


    И.о. Губернатора
    Свердловской области                              А.П.Воробьев

44. Место принятия, дата принятия, оформленная словесно-цифровым способом, и номер указа Губернатора Свердловской области оформляются через 2 межстрочных интервала после подписи Губернатора Свердловской области следующим образом:


    г. Екатеринбург
    25 февраля 2005 года
    N 15-УГ

45. Дата принятия распоряжения Губернатора Свердловской области оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.

Например: от 20.02.2000 г. N 15-РГ.

В распоряжении Губернатора Свердловской области после преамбулы слово "ПОСТАНОВЛЯЮ" отсутствует.

46. Образцы оформления указа Губернатора Свердловской области, распоряжения Губернатора Свердловской области и прилагаемых к ним материалов представлены в приложениях N 1, 2 к настоящей Инструкции.

47. После регистрации правовых актов Губернатора Свердловской области протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в 3-дневный срок готовит необходимое количество копий указов и распоряжений Губернатора Свердловской области, заверяет их печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и направляет адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным исполнителем в листе согласования. Правовые акты Губернатора Свердловской области, имеющие значительный объем, могут быть разосланы в недельный срок после их принятия.

Копии прилагаемых к правовому акту Губернатора Свердловской области материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, для чего в конце приложения печатается фраза: "Верно: протокольный отдел".

48. В протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области указы Губернатора Свердловской области систематизируются и заносятся в электронную базу данных в соответствии с Классификатором правовых актов, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 года N 511 "О классификаторе правовых актов".

49. Подлинники указов и распоряжений Губернатора Свердловской области хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение текущего календарного года, после чего формируются в дело и по описи передаются в архив Правительства Свердловской области.


Глава 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

50. Правовыми актами Правительства Свердловской области являются постановления Правительства Свердловской области и распоряжения Правительства Свердловской области.

51. Правовые акты Правительства Свердловской области имеют следующие реквизиты:

1) полный герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта;

3) номер правового акта;

4) дата принятия правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

52. Наименование постановления Правительства Свердловской области, распоряжения Правительства Свердловской области печатается на расстоянии не менее 9,5 см от верхнего края листа.

53. Дата принятия правового акта Правительства Свердловской области оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.


    Например: от 11.04.2005 г. N 246-ПП;
              от 11.02.2005 г. N 150-РП.

Нумерация правовых актов Правительства Свердловской области ведется в пределах календарного года, исходя из даты их принятия.

54. Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в постановлениях Правительства Свердловской области завершается словами: "Правительство Свердловской области ПОСТАНОВЛЯЕТ". Слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" пишется с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.

В распоряжении Правительства Свердловской области фраза "Правительство Свердловской области ПОСТАНОВЛЯЕТ" отсутствует.

55. Проект правового акта Правительства Свердловской области в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:

первого заместителя председателя Правительства Свердловской области, курирующего данную сферу в соответствии с распределением обязанностей;

заместителя председателя Правительства Свердловской области по соответствующей отрасли;

руководителя аппарата Правительства Свердловской области;

начальника юридического управления Правительства Свердловской области;

руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, аппарата Правительства Свердловской области или исполнительного органа государственной власти Свердловской области, подготовивших проект правового акта.

Образцы оформления постановления Правительства Свердловской области, распоряжения Правительства Свердловской области и прилагаемых материалов представлены в приложениях N 3, 4 к настоящей Инструкции.

56. Правовые акты Правительства Свердловской области подписываются председателем Правительства Свердловской области, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. Подпись оформляется следующим образом:


    Председатель Правительства
    Свердловской области                              А.П.Воробьев

57. Правовые акты, подписанные председателем Правительства Свердловской области или лицом, исполняющим его обязанности, регистрируются в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. Правовые акты нормативного характера, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и сведения конфиденциального характера, передаются в издательско-полиграфический отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области для оформления и направления в установленном порядке для их официального опубликования в "Областной газете" и Собрании законодательства Свердловской области.

58. Копии правовых актов Правительства Свердловской области заверяются печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и в 3-дневный срок направляются адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным в листе согласования. Правовые акты Правительства Свердловской области, имеющие значительный объем, могут быть разосланы в течение недели после их принятия.

Копии прилагаемых к правовому акту Правительства Свердловской области материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, для чего в конце приложения печатается фраза: "Верно: протокольный отдел".

59. Правовые акты Правительства Свердловской области систематизируются и заносятся в электронную базу данных в соответствии с Классификатором правовых актов, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 года N 511 "О классификаторе правовых актов".

60. Подлинники правовых актов Правительства Свердловской области хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение текущего года, по истечении которого формируются в дело и по описи передаются в архив Правительства Свердловской области.


Глава 6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

61. Распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области являются правовыми актами государственных органов Свердловской области, не относящихся к числу органов государственной власти Свердловской области.

62. Распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области должны содержать следующие реквизиты:

1) герб Свердловской области в многоцветном варианте на подлиннике правового акта;

2) обозначение вида правового акта;

3) дата принятия правового акта;

4) номер правового акта;

5) место принятия правового акта;

6) подпись уполномоченного лица.

63. Наименование распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области печатается на расстоянии не менее 9,5 см от верхнего края листа.

64. Проект распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области должен содержать в листе согласования следующие визы:

начальника бухгалтерско-финансового управления Правительства Свердловской области;

директора государственно-правового департамента Губернатора Свердловской области;

директора департамента государственной службы, кадров и наград Губернатора Свердловской области.

65. Распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области подписываются руководителем Администрации Губернатора Свердловской области, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. Подпись оформляется следующим образом:


    Руководитель Администрации
    Губернатора Свердловской области                     А.Ю.Левин

66. Дата принятия распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.

Например: от 15.03.2006 г. N 45-РРАГ.

В распоряжении руководителя Администрации Губернатора Свердловской области после преамбулы слово "ПОСТАНОВЛЯЮ" отсутствует.

67. Образец оформления распоряжения руководителя Администрации Губернатора Свердловской области представлен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

68. После регистрации протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области готовит необходимое количество копий распоряжений руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, заверяет их печатью протокольного отдела управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области и в трехдневный срок направляет адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным исполнителем в листе согласования.

69. Подлинники распоряжений руководителя Администрации Губернатора Свердловской области хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в течение текущего календарного года, после чего формируются в дело и по описи передаются в архив Правительства Свердловской области.


Глава 7. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕЗИДИУМА ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ ПРЕЗИДИУМА ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

70. Заседания Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области проводятся согласно Регламенту.

71. На заседаниях Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области заведующий протокольным отделом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области ведет протокол.

Протоколы заседаний Правительства Свердловской области могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

72. В протоколе заседания Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области указываются дата и место проведения заседания, номер протокола; председательствующий и присутствующие на заседании члены Правительства Свердловской области или президиума Правительства Свердловской области, а также приглашенные лица (при этом указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке и должность присутствующих и приглашенных лиц).

В протоколе заседания Правительства Свердловской области перечисляются вопросы повестки дня, внесенные на рассмотрение заседания Правительства Свердловской области, каждый вопрос нумеруется.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

Со слова "СЛУШАЛИ" начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика, содокладчика пишутся с новой строки. Ниже перечисляются фамилии выступивших в процессе обсуждения вопроса.

Ход обсуждения вопросов не протоколируется, но по каждому вопросу записывается результат его обсуждения (проект постановления Правительства Свердловской области принять в целом или с изменениями, доработать с учетом высказанных замечаний с указанием срока доработки или иные формулировки) с указанием итогов голосования в случае принятия проекта.

В протоколе заседания президиума Правительства Свердловской области результат обсуждения вопроса оформляется более развернуто. Здесь в полном объеме воспроизводится выписка из протокола заседания президиума Правительства Свердловской области после того, как она будет доработана в соответствии с замечаниями при обсуждении и подписана председателем Правительства Свердловской области или лицом, председательствующим на заседании.

Протоколы расширенных заседаний Правительства Свердловской области или выездных заседаний с большим количеством приглашенных оформляются в полной форме с приложением списка присутствующих и стенограммы заседания.

Текст стенограммы формируется на основании произведенных на заседании записей и представленных материалов (докладов, проектов постановлений). В стенограмму включаются дословно все доклады, выступления, вопросы и ответы на них, ремарки.

73. Постановления Правительства Свердловской области, принятые в период между заседаниями, включаются в протокол отдельным пунктом как постановления, рассмотренные в порядке, предусмотренном пунктом 19 главы 4 Регламента.

74. Протоколы заседания Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области подписываются председателем Правительства Свердловской области, в его отсутствие - лицом, председательствующим на заседании.

75. Подлинники протоколов заседаний Правительства Свердловской области и президиума Правительства Свердловской области в течение календарного года хранятся в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, после чего передаются на хранение в архив Правительства Свердловской области.

76. Выписка из протокола заседания президиума Правительства Свердловской области (далее - выписка) отражает оценку, контроль, итоги и анализ социальных, экономических и иных последствий выполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Свердловской области, поручений Губернатора Свердловской области и председателя Правительства Свердловской области.

77. Проект выписки согласовывается в порядке, аналогичном порядку согласования правового акта Правительства Свердловской области.

78. Оформление выписки соответствует требованиям, в соответствии с которыми оформляются правовые акты Правительства Свердловской области.

79. Выписка состоит из двух частей:

1) в первой части (преамбуле) в краткой форме представляются:

итоги выполнения нормативного правового акта, поручений Губернатора Свердловской области и председателя Правительства Свердловской области;

обязательный сравнительный анализ экономических, социальных и иных последствий выполнения нормативного правового акта (поручения), оценка его исполнения, объемы и источники финансирования (для областных государственных целевых программ), причины невыполнения;

2) вторая (резолютивная) часть выписки содержит в себе несколько пунктов, первым из которых должен быть пункт о принятии президиумом Правительства Свердловской области прилагаемой информации о выполнении нормативного правового акта (поручения) к сведению. Указанная в данном пункте информация прилагается к проекту выписки и должна содержать сведения о:

состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;

выполнении конкретных мероприятий, состоянии и источниках их финансирования;

сравнительном анализе социальных, экономических и иных последствий исполнения нормативного правового акта (поручения);

конкретных положительных и отрицательных примерах исполнения нормативного правового акта (поручения) руководителями исполнительных органов государственной власти, главами муниципальных образований;

причинах неисполнения или исполнения не в полном объеме правового акта (поручения);

мерах по устранению причин невыполнения, усовершенствованию путей и методов решения поставленных в правовом акте задач.

Информация подписывается руководителем или заместителем руководителя исполнительного органа государственной власти Свердловской области, ответственного за разработку проекта выписки.

80. Образец оформления выписки из протокола заседания президиума Правительства Свердловской области представлен в приложении N 6 к настоящей Инструкции.


Глава 8. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

81. Положения, правила, инструкции.

Положение: 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий;

2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Правила, инструкции, положения относятся к организационным документам. Их особенностью является то, что они вступают в силу только после их утверждения. Организационные документы могут утверждаться как руководителем органа государственной власти или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе, так и распорядительным документом.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов, подразделов и иных структурных элементов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого?".

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Особенностью организационных документов является возможность внесения изменений и дополнений в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности органа государственной власти или структурного подразделения, так и изменением действующего законодательства.

82. Протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании рукописных, стенографических, магнитофонных и иных записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

В Администрации Губернатора Свердловской области и аппарате Правительства Свердловской области протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение (приложения N 9, 10).

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилия, имя, отчество председателя или председательствующего, секретаря, присутствующих (если их количество превышает 15 человек, то в протоколе указывают только общее число, а к протоколу прикладывают список). Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, с указанием фамилии и инициалов докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих на заседании.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

83. Акт.

Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание для составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.

В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.

Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании должности лиц - составителей акта - не указываются.

Акт утверждается должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.

Наименование документа - слово "АКТ" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

Дата и номер акта. Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже слова "АКТ". Номер акта (при необходимости) состоит из знака "N" и порядкового номера акта.

Заголовок акта. Заголовок акта содержит указание на событие или факт, действие, послужившее причиной составления акта, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст акта. Слово "Основание" во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 межстрочный интервал. Слова "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 межстрочного интервала.

Подпись акта. Подпись акта отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля.

Утверждение акта. Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.

Образцы оформления акта приведены в приложениях N 11, 12 к настоящей Инструкции.

84. Докладная записка.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: Наименование структурного подразделения - автора документа.

Наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Дата документа.

Адресат.

Заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание.

Текст документа.

Подпись автора документа.

Допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 исполнительного органа или структурного подразделения и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Дата документа.

Место составления.

Адресат.

Заголовок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов.

Текст документа.

Подпись руководителя организации - автора документа.

Образец оформления внутренней докладной записки приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции, внешней докладной записки - в приложениях N 14 и N 15 к настоящей Инструкции.


Глава 9. ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОБРАБОТКИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

85. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производятся экспедицией управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя, сотрудниками управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, осуществляющими первичную обработку корреспонденции. Все конверты (бандероли) вскрываются в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, за исключением пакетов, имеющих пометку "лично", а также конвертов (бандеролей), присланных в адрес структурных подразделений.

При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов или приложений к ним, наличия неподписанных документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах: первый - приобщается к поступившему материалу и направляется отправителю документа, второй - остается в управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.

86. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

Распределение поступившей корреспонденции осуществляется протокольным отделом управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений. Письма и телеграммы граждан, а также коллективные обращения направляются в управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области для дальнейшей обработки.

Телефаксы и телеграммы принимаются и регистрируются сотрудниками телетайпа.

В протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области осуществляется постановка на учет документов, поступивших в адрес Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области и его заместителей, а также руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, руководителя аппарата Правительства Свердловской области и управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

87. Регистрация писем осуществляется в электронной базе данных. Создается учетная карточка, где указываются следующие реквизиты: дата регистрации; регистрационный номер; наименование организации корреспондента; фамилия руководителя, подписавшего документ; исходящий номер документа и дата отправления; краткое содержание документа; фамилия руководителя, которому направлен документ на рассмотрение; в графе "примечания" оговариваются особенности документа: наличие приложений и поручений вышестоящих организаций. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и входящий номер документа.

Структурные подразделения имеют доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов для просмотра без права редактирования.

Информация о зарегистрированных документах хранится в электронной базе данных управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области 5 лет, затем на CD-дисках передается в архив Правительства Свердловской области.

Документы, поступившие фельдъегерской почтой, регистрируются в специальном журнале учета пакетов. Не подлежащие регистрации в электронной базе данных документы передаются адресатам под подпись. Подлежащие регистрации документы регистрируются в электронной базе данных, номер регистрации заносится в журнал регистрации.

88. Все документы, в том числе рассмотренные Губернатором Свердловской области, председателем Правительства Свердловской области и его заместителями, руководителем Администрации Губернатора Свердловской области, руководителем аппарата Правительства Свердловской области, управляющим делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области направляются для исполнения в структурные подразделения только через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Зарегистрированные документы из одного структурного подразделения в другое передаются через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области. При этом производится переадресация копии документа в компьютерной базе данных. В карточку вносятся установленные руководителем, рассмотревшим документ, резолюция, дата рассмотрения и исполнения документов, исполнитель, а также срок исполнения документов.

89. Прием и учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и незарегистрированных в управлении по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области, осуществляются лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Перечень структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области и аппарата Правительства Свердловской области, самостоятельно регистрирующих поступающие документы, дан в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

Регистрация документов в структурных подразделениях производится с использованием единой электронной базы управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области или по журналу входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 30 к настоящей Инструкции).

90. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, распоряжений Председателя Государственной Думы Российской Федерации, постановлений Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, распоряжений Правительства Российской Федерации, протоколов совещаний Правительства Российской Федерации (далее - федеральные документы) поступают Губернатору Свердловской области и Правительству Свердловской области через протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

После получения под подпись в журнале фельдъегерской почты, ответственное лицо регистрирует документы в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док". Документу присваивается входящий номер по внутреннему контролю.

Обеспечение нормативными правовыми актами Российской Федерации по обязательной рассылке в одном экземпляре осуществляется в трехдневный срок.

Рассылка нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации осуществляется в соответствии с перечнями.

Перечни рассылки нормативных правовых актов Российской Федерации утверждаются:

в Администрации Губернатора Свердловской области - руководителем Администрации Губернатора Свердловской области;

в Правительстве Свердловской области - руководителем аппарата Правительства Свердловской области.

В соответствии с резолюцией Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области, руководителя Администрации Губернатора Свердловской области и заведующего секретариатом Губернатора Свердловской области осуществляется своевременная передача документов на исполнение.

Учет копий указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, распоряжений Правительства Российской Федерации, выписок из протоколов совещаний Правительства Российской Федерации с пометкой "ДСП" ведется в отдельном журнале в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.

91. Контролю подлежат все документы, требующие ответа или принятия решения. Контроль за исполнением нормативных правовых актов (указов, постановлений, распоряжений) осуществляет контрольное управление Правительства Свердловской области, контроль за исполнением писем граждан осуществляет управление по работе с обращениями граждан Правительства Свердловской области; контроль за исполнением поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области осуществляет протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Основанием для постановки документа на контроль являются:

1) поручения Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации;

2) поручения Губернатора Свердловской области, руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, председателя Правительства Свердловской области, его заместителей, руководителя аппарата Правительства Свердловской области и управляющего делами Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

Поручение дается в форме резолюции, текст резолюции, как правило, оформляется на бланке поручения (приложение N 29 к настоящей Инструкции), который прилагается к лицевой стороне первого листа документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, отметка о постановке на контроль, срок исполнения поручения, дата и подпись руководителя.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов, определяют исполнителей, обеспечивающих сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов для ответа.

Протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области обеспечивает незамедлительное внесение в электронные регистрационные карточки текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет учет поручений и контроль за сроками их исполнения.

На документы, подлежащие контролю, ставится штамп "Контроль" и в электронной базе данных делается отметка о постановке документа на контроль.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручений считается первый из указанных. В протокольный отдел управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области исполнителем предоставляется количество копий документов, соответствующее числу исполнителей.

Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации в протокольном отделе управления по делопроизводству и общим вопросам Правительства Свердловской области.

Срок исполнения может быть установлен:

1) в тексте документа вышестоящей организации;

2) в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

3) в соответствии со сроками, установленными законодательством и Регламентом.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", подлежат исполнению в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно", а также протесты прокурора - в 10-дневный срок, остальные документы - в срок не более месяца с даты регистрации документа.

Рейтинг@Mail.ru