Постановление Правительства Свердловской области от 29.06.2006 N 561-ПП

Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области

Текст документа по состоянию на январь 2014 года


В целях установления единых правил делопроизводства и во исполнение Распоряжения Правительства Свердловской области от 23.12.2005 N 1817-РП "О разработке Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области" Правительство Свердловской области постановляет:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - Типовая инструкция).

2. Исполнительным органам государственной власти Свердловской области на основе Типовой инструкции разработать до 1 сентября 2006 года индивидуальные инструкции по делопроизводству и согласовать их до 1 октября 2006 года с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований в Свердловской области использовать для организации образующихся в их деятельности документов Типовую инструкцию.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Свердловской области, члена Правительства Свердловской области Шимановского С.Ю.


Председатель Правительства
Свердловской области
А.П.ВОРОБЬЕВ


Утверждена
Постановлением Правительства
Свердловской области
от 29 июня 2006 г. N 561-ПП


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - Типовая инструкция) разработана на основании Распоряжения Правительства Свердловской области от 23.12.2005 N 1817-РП "О разработке Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области".

Типовая инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 года (регистрационный N 7418).

1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - исполнительные органы).

1.3. Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство в соответствии с индивидуальными инструкциями, разработанными на основе настоящей Типовой инструкции, а также на основе других нормативно-методических документов органов власти Российской Федерации и Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями исполнительных органов после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в исполнительном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденном Распоряжением Правительства Свердловской области от 22.07.2003 N 712-РП.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа осуществляются его структурным подразделением либо специалистами, на которых возложены функции документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).


2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Свердловской области осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 25, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" ("Областная газета", 1999, 13 марта, N 48) с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ ("Областная газета", 2005, 15 июня, N 170-171), 22 июля 2005 года N 92-ОЗ ("Областная газета", 2005, 27 июля, N 227-228).


2.2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 27, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, 22 июля 2005 года N 92-ОЗ.


2.3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ

Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов исполнительных органов осуществляются в соответствии со статьями 20, 21, 22, 23, 24, 28, 29, 30, 31 главы 3 Закона Свердловской области от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области" с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 14 июня 2005 года N 48-ОЗ, 22 июля 2005 года N 92-ОЗ.


2.4. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

2.4.1. Документы исполнительного органа должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое - не менее 20 мм;

правое - не менее 10 мм;

верхнее - не менее 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

2.4.2. В исполнительном органе применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк служебного письма;

бланк распорядительного документа.

На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распорядительного документа и служебного письма.

Устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Конкретный состав видов и формы бланков, применяемых в исполнительном органе, определяется службой ДОУ исполнительного органа и утверждается его руководителем.

2.4.3. Бланки с воспроизведением герба Свердловской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов.

При воспроизведении на бланках герба Свердловской области должны учитываться требования Закона Свердловской области от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области" ("Областная газета", 1997, 22 апреля, N 59) с изменениями, внесенными Законом Свердловской области от 3 мая 2005 года N 31-ОЗ ("Областная газета", 2005, 6 мая, N 123-124), и Положения об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, утвержденного Постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП ("Областная газета", 2005, 3 сентября, N 270) с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 N 905-ПП ("Областная газета", 2005, 1 ноября, N 329-330).

2.4.4. Бланки документов исполнительного органа изготавливаются преимущественно типографским способом и подлежат учету.

2.4.5. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя исполнительного органа. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков приведены в приложениях N 1, 2 и 3.


2.5. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ В ПРОЦЕССЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ

При подготовке организационно-распорядительных документов работники исполнительных органов оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.

При подготовке документов оформляются следующие реквизиты согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

2.5.1. Герб Свердловской области.

Полный и малый герб Свердловской области помещают на бланках документов в многоцветном и одноцветном варианте в соответствии с Законом Свердловской области от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области" ("Областная газета", 1997, 22 апреля, N 59) с изменениями, внесенными Законом Свердловской области от 3 мая 2005 года N 31-ОЗ ("Областная газета", 2005, 6 мая, N 123-124) и Положением об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, утвержденным Постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП ("Областная газета", 2005, 3 сентября, N 270) с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Свердловской области от 24.10.2005 N 905-ПП ("Областная газета", 2005, 1 ноября, N 329-330).

2.5.2. Код исполнительного органа.

Код исполнительного органа проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.5.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) исполнительного органа проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизиты, указанные в пунктах 2.5.2, 2.5.3, 2.5.4, указывают по усмотрению исполнительного органа.

2.5.5. Наименование исполнительного органа.

Наименование исполнительного органа помещается в соответствии с наименованием, указанным в положении об этом исполнительном органе.

При наличии установленного положением сокращенного наименования исполнительного органа его помещают в скобках ниже полного наименования.

Над наименованием исполнительного органа указывается наименование вышестоящего органа государственной власти.

2.5.6. Справочные данные об исполнительном органе.

Справочные данные об исполнительном органе включают почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению исполнительного органа.

2.5.7. Наименование вида документа.

Наименование вида организационно-распорядительного документа, создаваемого исполнительным органом, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.5.8. Дата документа.

Дата документа - реквизит, содержащий указание на время создания и (или) подписания, утверждения, принятия решения.

На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласования; правила оформления дат во всех случаях аналогичны.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее либо утверждающее его, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа - дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.07.2006 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 марта 2006 года.

2.5.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входит порядковый номер, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.5.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа-ответа.

2.5.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование исполнительного органа" и "Справочные данные об исполнительном органе". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и применения только общепринятых сокращений.

2.5.12. Адресат.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Например:


                                Правительство Свердловской области

                                Управление по делопроизводству и
                                общим вопросам

При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном. Например:


                          Управление архивами Свердловской области

                          Финансово-бухгалтерский отдел
                          Начальнику отдела
                          А.А. Ивановой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата. Например:


                          Управляющему Восточным управленческим
                          округом Свердловской области

                          В.Н. Волынкину

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата. Например:


                     Управление архивами Свердловской области

                     ул. Малышева, д. 101, г. Екатеринбург, 620004

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:


             Оглоблиной О.Е.

             ул. Шейнкмана, д. 19, кв. 26, г. Екатеринбург, 620014

Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физическому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.

2.5.13. Утверждение документа.

Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:


                                      УТВЕРЖДАЮ
                                      Министр экономики и труда
                                      Свердловской области

                                      Личная подпись Г.А. Ковалева
                                      16.01.2006 г.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:


                                         УТВЕРЖДЕН
                                         приказом Минздрава России
                                         от 04.03.2006 г. N 31

или


                                         УТВЕРЖДЕНО
                                         решением общего собрания
                                         акционеров
                                         от 05.08.2006 г. N 14

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" элементы размещать центрованным способом относительно самой длинной строки, например:


                                                 УТВЕРЖДЕН
                                         приказом Минздрава России
                                           от 04.03.2006 г. N 31

2.5.14. Резолюция.

В состав резолюции включаются: фамилия и инициалы исполнителя (фамилии и инициалы исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается должностное лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита "адресат" или на любой свободной от текста площади документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А6 (148 x 105) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.5.15. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен выражать краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:


О подготовке проекта договора

Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемого на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Точка в конце заголовка не ставится.

2.5.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

2.5.17. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.5.17.1. Связный текст.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения).

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например:


    В соответствии  с  письмом  Управления  архивами  Свердловской
области  от 17.10.2005 г. N 691 "О планировании работы на 2006 год
и отчетности за 2005 год"...

Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы (подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных документах текст излагается с использованием первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем);

от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю);

от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным).

2.5.17.2. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

2.5.17.3. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и иное).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.5.18. Отметка о наличии приложений.

Если документ имеет приложение, названное в его тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:


    Приложение: на 7 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N). Например:


    Приложение: 1. Положение об Управлении архивами Свердловской
                   области на 6 л. в 1 экз.
                2. Штатное расписание Управления архивами
                   Свердловской области на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:


    Приложение:  письмо Управления архивами  Свердловской  области
                 от 16.01.2006 г. N 7-5/20  и  приложение к  нему,
                 всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет. Например:


    Приложение: в 2 экз.

или


    Приложение:    техническое  задание   на   разработку  системы
                   "Электронная канцелярия", в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:


    Приложение: на 7 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:


                            Приложение N 2
                            к приказу Министерства здравоохранения
                            Свердловской области
                            от 19.03.2003 г. N 18

Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, размещать его, а также наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер центрованным способом относительно самой длинной строки.

2.5.19. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии.

Если документ оформлен на бланке организации, в подписи допускается указывать наименование должности без указания полного наименования организации. Например:


Начальник
Управления архивами            Личная подпись        А.А. Капустин

Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наименование должности. Например:


Начальник Управления архивами
Свердловской области           Личная подпись        А.А. Капустин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности в подписи не указывается. Например:


                               Личная подпись        В.Е. Жернов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:


Директор департамента          Личная подпись        И.С. Сергеев

Начальник планово-
экономического отдела          Личная подпись        А.Г. Зубов

При подписании документа лицами одного должностного уровня либо несоподчиненными друг другу их подписи располагаются на одном уровне. Например:


Заместитель директора департамента       Заместитель директора департамента
по финансам                              по работе с персоналом
Личная подпись      Н.И. Иванова         Личная подпись      А.Ю. Карпов

или


Заведующий отделом здравоохранения       Председатель профсоюзного комитета
Личная подпись      А.Д. Петров          Личная подпись      А.К. Сидоров

В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:


Председатель комиссии          Личная подпись        В.Е. Ладыгин
Члены комиссий:                Личная подпись        Д.В. Смирнов
                               Личная подпись        В.Г. Кузнецов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем или руководителем структурного подразделения в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, допускается внесение в подпись исправлений от руки либо машинописным способом в виде сокращений "И.о." (Исполняющий обязанности), "Зам." (Заместитель). Не допускается подписание документа с проставлением предлога "За" и косой черты перед наименованием должности.

2.5.20. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности его содержания, соответствия правовым актам, ранее принятым решениям, а также когда содержание документа затрагивает интересы организации или органов управления (внешнее согласование). В этом случае гриф согласования оформляется словом "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указанием должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования. Например:


СОГЛАСОВАНО
Министр здравоохранения
Свердловской области
Личная подпись М.С. Скляр
30.03.2006 г.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется исполнителем или службой ДОУ следующим образом:


СОГЛАСОВАНО
Письмо Главного управления
внутренних дел
Свердловской области
от 05.06.2004 г. N 4230-162

или


СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства строительства
и жилищно-коммунального
хозяйства Свердловской области
от 02.02.2006 г. N 3

Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" (приложение N 5), если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с отраслевыми исполнительными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный, технический и иные);

с общественными организациями;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

Виза на документе (внутреннее согласование) - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:


Начальник планово-
экономического управления
Личная подпись  Л.А. Иванова
02.02.2006 г.

При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:


Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись  Н.А. Сидорова
02.02.2006 г.

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписавшему документ.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя, курирующим затрагиваемую документом сферу деятельности, юридической службой, руководителем службы ДОУ (при необходимости).

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в организации, в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

2.5.21. Оттиск печати.

Исполнительный орган имеет печать с изображением герба Свердловской области, иные печати, указанные в Положении о данном исполнительном органе.

Оттиск печати с изображением герба Свердловской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.

2.5.22. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:


Верно
Инспектор канцелярии           Личная подпись        Н.С. Бухарова
02.02.2006 г.

Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (указы, постановления, решения, приказы, распоряжения), размноженные экземпляры рассылаемых документов заверяются оттиском печати организации или печатью структурного подразделения.

2.5.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например:


П.В. Дмитриев
375-79-49

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

2.5.24. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.5.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается простановка отметки в виде штампа в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа.

2.5.26. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа в момент его подготовки и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в исполнительном органе.


2.6. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

2.6.1. Приказ, распоряжение.

2.6.1.1. Приказ - документ, которым оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы исполнительных органов.

Проекты приказов (распоряжений) готовит и вносит подразделение на основании поручения руководителя исполнительного органа.

Проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проекта приказа (распоряжения) и их визирование заинтересованными сторонами возлагаются на руководителя подразделения, которое готовит и вносит проект.

Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет служба ДОУ.

2.6.1.2. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым проектом предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются письменно и прилагаются к проекту.

Если в процессе визирования проекта приказа (распоряжения) изменяется характер и порядок исполнения поручений, его исполнители или вносятся иные принципиальные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию.

Проект приказа (распоряжения), представляемый руководителю на подпись, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.6.1.3. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке распорядительного документа и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоряжения), а также перечнем документов, на основании которых подготовлен проект, и перечнем должностных лиц, завизировавших проект. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно.

2.6.1.4. Копию приказа (распоряжения) или его размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным исполнителем. Копия также направляется исполнителю и в службу ДОУ.

2.6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

герб Свердловской области;

наименование исполнительного органа;

наименование вида документа - приказ (распоряжение);

дату и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа;

заголовок приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа (распоряжения).

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.

Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение".

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указание предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения.

Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие-либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен содержать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".

В текст приказа (распоряжения) не включается пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется в процессе подготовки приказа (распоряжения). Визирование приказа (распоряжения) осуществляется в порядке, указанном в пункте 2.5.20 данной Инструкции.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем исполнительного органа, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в завизированный проект документа не допускается.

2.6.1.6. Совместные приказы.

Совместные приказы исполнительных органов оформляются на бланках формата А4.

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования исполнительных органов располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение) располагается центрованным способом;

дата совместного приказа (распоряжения) - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе (распоряжении).

Подписи авторов совместного приказа (распоряжения) располагаются на одном уровне.

Особенности текста распоряжения.

Текст распоряжения может состоять из констатирующей и распорядительной частей или только из распорядительной части. Констатирующая и распорядительная части разделяются словами "ОБЯЗЫВАЮ", "НЕОБХОДИМО", которые печатаются прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Образцы оформления приказа и распоряжения приведены в приложениях N 4 и 5.

2.6.2. Положения, правила, инструкции.

2.6.2.1. Положение - документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности исполнительного органа, его структурных подразделений или коллегиальных органов.

Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, либо как акты, утверждаемые исполнительным органом.

В этом случае утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений о структурных подразделениях или коллегиальных органах исполнительного органа, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа.

2.6.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.6.2.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке исполнительного органа.

Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого?".

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты, подпункты. Разделы должны иметь наименования.

Образец оформления положения приведен в приложении N 6.

2.6.3. Протокол.

2.6.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.

2.6.3.2. В исполнительных органах протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

2.6.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке в строчку. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют.

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Постановление (решение) может содержать несколько пунктов, они располагаются в протоколе по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения заносится в протокол после соответствующего постановления (решения).

2.6.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть содержит инициалы и фамилию председателя, должности, инициалы и фамилии присутствовавших.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Должности присутствующих могут указываться обобщенно.

Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы выступивших при его обсуждении. Фамилии печатаются через 1 интервал. Затем указывается принятое решение.

2.6.3.5. Протокол подписывается председателем и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола является дата заседания (совещания, коллегии, собрания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, самостоятельно по каждой группе протоколов: заседания коллегии, заседания технических советов, экспертных комиссий и так далее.

2.6.3.6. Копии протоколов, заверенные печатью службы ДОУ, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

В некоторых случаях, а также при доведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется службой ДОУ. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

2.6.3.7. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке исполнительного органа размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" ("ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА") печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания (совещания) отделяется от слова "ПРОТОКОЛ" двумя интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер протокола".

Дата и номер протокола.

Дата оформляется цифровым способом и печатается выше реквизита "место проведения заседания (совещания)" через 2 интервала. Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера.

Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал. Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 7, краткого протокола - в приложении N 8.

2.6.4. Акт.

2.6.4.1. Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.

2.6.4.2. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.

В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.

Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.

2.6.4.3. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, в реквизите "Подпись" должности не указываются.

2.6.4.4. Акт утверждается руководителем исполнительного органа, по указанию которого он составлен, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.

2.6.4.5. Акт печатается на общем бланке исполнительного органа формата А4, размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов.

Наименование документа - слово "АКТ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов.

Дата и номер акта.

Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже слова "АКТ". Номер акта (при необходимости) состоит из знака "N" и порядкового номера акта.

Заголовок акта.

Заголовок акта содержит указание на событие, факт или действие, послужившие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст акта.

Слово "Основание" во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 интервал. Слова "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 интервал.

Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 интервала.

Подпись акта.

Подпись акта отделяется от текста тремя интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля.

Утверждение акта.

Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.

Образцы оформления акта приведены в приложениях N 9 и 10.

2.6.5. Докладная записка.

2.6.5.1. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

2.6.5.2. Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

2.6.5.3. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа; допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

2.6.5.4. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 исполнительного органа и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место составления; адресат; заголовок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов; текст документа; подпись руководителя организации - автора документа. Образец оформления внутренней докладной записки приведен в приложении N 11, внешней докладной записки - в приложениях N 12 и 13.

2.6.6. Служебное письмо.

2.6.6.1. Служебное письмо исполнительного органа готовится: как ответ о выполнении поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области; как ответ о выполнении поручений федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; как исполнение поручений федеральных органов государственной власти, Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области по обращениям граждан, содержащим вопросы, относящиеся к компетенции исполнительного органа; как сопроводительное письмо к проекту законодательного акта Свердловской области, проекту акта Свердловской области, проекту акта Губернатора Свердловской области и акта Правительства Свердловской области; как ответ на запрос организации или частного лица; как инициативное письмо.

2.6.6.2. Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руководителя исполнительного органа, его заместителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителем структурного подразделения.

2.6.6.3. Служебное письмо печатается на соответствующем бланке формата А4 и А5 (если текст письма не превышает 10 строк, отпечатанных через 1 интервал).

Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более исполнительных органов, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. При этом наименования исполнительных органов, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.6.6.4. Текст служебного письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, печатаемой с красной строки, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

"Управление архивами считает...", "Министерство предлагает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".

2.6.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебного письма устанавливается в Положении об исполнительном органе, в том числе в положениях о его структурных подразделениях, в должностных регламентах. В указанных локальных нормативных актах должен предусматриваться порядок подписания служебного письма в отсутствие руководящих должностных лиц.


3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1.1. Движение документов в исполнительном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству, регламентом исполнительного органа, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

3.1.3. При применении в исполнительном органе электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой информационных технологий или системным администратором разрабатываются маршруты движения документов.

3.1.4. Доставка документов в исполнительный орган осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в исполнительный орган доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.1.5. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.


3.2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

3.2.1. Документы, поступающие в исполнительный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в традиционных или электронных карточках, журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер.

3.2.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в исполнительный орган, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес исполнительного органа, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя исполнительного органа.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа с учетом функционирующих в исполнительном органе технических и программных средств.


3.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, отправляемые исполнительным органом, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ исполнительного органа в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Рейтинг@Mail.ru